Erasmus+ Öğrenim Öğrencisi

Bu sürece başlamadan önce önemle altını çizmek istediğimiz birkaç nokta var:

1)Bütün belgeleriniz bilgisayar ortamında doldurulacaktır. Elle yazılı olan hiçbir belge ofisimiz tarafından kabul edilmemektedir.

2)Belgelerinizde imza, tarih ve kaşe/mühür istenen bütün bölümler, ilgili doğru kişi tarafından doldurulmalıdır.

3)Her öğrenci kendi Erasmus+ sürecinden sorumludur. İletişim bilgilerinizin güncel, doğru olmasına ve tüm işlemlerinizi (mücbir sebepler olmadıkça:hastalık,engellilik,ölüm..gibi) kendinizin takip etmesi önemle rica olunur.

4)Öğrenciye bilgi aktarımı öncelikli olarak web sayfası, e-posta ile zorunlu kalındığı durumlarda ise telefon veya aile yakını aracılığı ile sağlanır. Bu bağlamda öğrencinin ofisimizin web sayfasını takip etmesi ve düzenli olarak e-posta adreslerini kontrol etmesi gerekmektedir.

5)Ofisimiz ile iletişime geçerken kullanacağınız e-posta adresi adınızı-soyadınızı içermeli açık ve anlaşılır olmalıdır.

6)Erasmus+ programından yararlanmaya hak kazanmış tüm öğrenciler giden öğrenci statüsünde olacağı içingulkulak@cag.edu.tr adresinden ofisimizle bağlantıya geçmelidir.

Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Süreci

(Gitmeden Önce/ Gittikten Sonra/ Döndükten Sonra)

Öncelikle giden öğrenci oryantasyon programına tabidir. Programa katılmayan öğrencinin yaşayacağı sıkıntılar öğrencinin kendi sorumluluğundadır.

Gitmeden Önce

  1. Öğrenci öncelikli olarak Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından gidecekleri üniversitelere e-posta ile bildirilir (nominate edilir). Eş zamanlı olarak öğrenciye de e-posta gönderilir.

  1. Öğrenci gideceği üniversitenin web sitesinden Erasmus başvuru sürecine ilişkin temin etmesi gereken belgeleri öğrenir ve kabule uygun şekilde hazırlayarak, gideceği üniversitenin son başvuru tarihinden en geç 3 hafta önce   Uluslararası İlişkiler Erasmus Ofisi’ne teslim eder.

  1. Öğrenci web sitemiz giden öğrenci sekmesinde yer alan dokümanlardan sorumludur.

  1. Öğrenci hareketlilikte bulunacağı döneme ilişkin ders seçimini Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörü ile yapacaktır.. Ders seçimini tamamlayan öğrenci “öğrenim anlaşmasını” (Learning Agreement For Studies) Erasmus+ bölüm koordinatörüne imzalatmalıdır. Akabinde 1 nüshasını ofisimize getirmesi gereklidir. (Not: gidilen her üniversite bu belgeyi farklı sayıda talep edebilir, bu nedenle gideceğiniz üniversitenin Erasmus ofisinin web sayfasından istenen belgeleri inceleyiniz. Erasmus+ ile belgelerin orijinal olması zorunlu değildir ancak bu kurumların nihai kararına kalmıştır.)

  1. Öğrencinin başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra, vize işlemlerine başlaması için misafir üniversitesinden Davetiye (Invitation / Acceptance Letter) ve onaylanmış Öğrenim Anlaşması gönderilecektir. Bu süreç bazı üniversiteler için  posta sürecidir. Yaklaşık 1 / 1,5 ay sürer.  Sıkıntı yaşanmaması için ofisimiz adresi verilebilir. Bazı konsolosluklar taratılmış ve mail yoluyla gelmiş kabul belgesini kabul ettiklerinden, gideceğiniz ülkenin konsolosluğunun istediği belgeleri dikkatle inceleyiniz.

  1. Pasaportu olmayan öğrenciler, Öğrenci İşleri’nden Öğrenci Belgesi alarak Pasaport çıkartmak için Emniyet Müdürlüğü Pasaport Daire Başkanlığına başvurmalıdırlar.

  1. Pasaportunu teslim alan öğrenci ofisimiz tarafından verilecek olan Maddi Destek Yazısını ve Misafir Üniversitesinden gönderilmiş olacak olan Orijinal Davetiyesini ofisimizden teslim almalı, vize almak için gerekli olan diğer evraklar ile gideceği ülkenin konsolosluğuna başvuru yapmalıdır.

  1. Davetiyenizin orjinalini  konsolosluk istemektedir. Bizim için kopyası yeterlidir. Konsolosluk tarafından istenen belgeleri öğrenmek için ilgili web sayfalarından ve telefonlarından bağlantıya geçmeniz gerekmektedir. Vize için gerekli evraklara ilişkin sorumluluk tamamıyla öğrencidedir.

  1. Öğrenci, nihai LA belgesinin ve davetiyesinin birer kopyası ile bağlı bulunduğu akademik birimin (fakülte/enstitü/okul) öğrenci işlerine dilekçe ile Erasmus+ kapsamında öğrenci olacağını belirterek öğrencinin izinli sayılacağına ve ders eşleştirmelerinin yapılacağına dair “Yönetim Kurulu Kararı” talep eder. Yönetim kurulu kararının bir kopyasını ofisimize iletmeyen öğrencilerin hareketliliği sağlanamaz ve hibe ödemesi yapılamaz.

*Erasmus kapsamında okul dondurulmaz, ancak kayıt yenilenir. Ücretli öğrenciler okul ücretini ödemeye devam ederler.

*Ders seçimi yapılmaz; ancak yönetim kurulu kararı ile hali hazırda eşleşecek derslerinin durumu belirlenmiş olur 

  1. Hareketlilik sürecinde gerekli belgelerini tamamlayan (Misafir Üniversiteden gelecek olan davetiye kopyası, Learning Agreement Kopyası, Yönetim Kurulu Kararı Kopyası, Öğrenci belgesi/ Öğrenci Kimlik Fotokopisi, İşBankası Avro Hesabı ve Vizeli pasaport Fotokopisi) öğrencinin sözleşmesi  Uluslararası Ofisite imzalanır. Ve öğrenim hibesi 45 iş günü içerisinde öğrencinin hesabına aktarılır. Süreçteki tüm detaylar sözleşmenizde yazacaktır. Sözleşme dışına çıkılan uygulamalara izin verilmesi söz konusu değildir.

Gittikten Sonra

  1. Öğrenci misafir üniversitesine yerine vardıktan sonra ofisimizi e-posta yolu ile vardığına dair bilgilendirmelidir.

  1. Öğrenci ders seçiminde değişiklik yapmak istiyorsa, yine Erasmus+ bölüm koordinatörü ile bağlantıya geçip ilgili değişikliği yaparak ilk hazırladığı öğrenim anlaşması içerisindeki  “Changes” kısmını doldurmalı ve tüm taraflarca imzalanmış halini ofisimize e-posta ile iletmelidir.

  1. Güz döneminde gidip, bahar dönemine uzatmak isteyen öğrencilerimiz, uzatma işlemlerini gittikleri ülkeden yapacaktır. II dönem devam edecek olan öğrencilerin yapması gereken işlemleri misafir üniversitesinin Erasmus ofisinden öğrenerek, II dönem başvuruda bulundukları misafir üniversitede başladığına dair ofisimize bilgi vermeli, hibe durumuna ve II. dönem ders seçimine ilişkin işlemleri hakkında ofisimizden bilgi almalıdır. Öğrenci dönem uzatmak istiyorsa, öncelikle ofisimizdeki hibe miktarının durumunu öğrenmeli, akabinde uzatma işlemlerini yapmalıdır. Uzatma işlemleri ofisimizde hibe kaldığı taktirde yapılır. Öğrenci, I. Dönem gitmeden önce imzalanan sözleşme tarihleri dışında (fazla sürede) yurtdışında kalarak ek hibe talep edemez. Uzatmaya ilişkin ikinci bir hibe sözleşmesi imzalanmadığı taktirde öğrencinin II dönem uzatma hibesinin garantisi yoktur.

Döndükten Sonra

  1. DOSYA KAPAMA İŞLEMLERİ için:

*Erasmus+ öğrenim sürecinizin onaylandığına dair bağlı bulunduğunuz akademik birim yönetim kurulu tarafından alınacak “Yönetim Kurulu Kararı”nı,

*Öğrenim anlaşması belgesinin Before, During ve After the Mobility bölümlerinin ilgili kişilerce imzalanmış hali,

*Pasaportunuzda yer alacak olan pasaport giriş çıkış mühürleri (Pasaportunuzun sayfalarının fotokopisi ofisimizde alınacaktır)  ofisimize getirdiğiniz takdirde dosyanız kapatılarak hibe sözleşmenizde belirtilen süre içerisinde kalan hibeniz hesabınıza aktarılacak ve Erasmus+ sürecinizi tamamlamış olacaksınız.

Erasmus Sürecinizde Başarılar J